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印刷企業(yè)投標(biāo)之技巧談

2018-08-18 12:11:05 樂享印刷包裝

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招投標(biāo),即應(yīng)用技術(shù)、經(jīng)濟(jì)的方法和市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)競(jìng)爭機(jī)制的作用,有組織地開展的一種擇優(yōu)成交的方式。隨著我國經(jīng)濟(jì)的發(fā)展,目前,越來越多的印刷企業(yè)開始介入到全球范圍內(nèi)的招投標(biāo)。印刷業(yè)的招投標(biāo)主要有兩類:一是印刷品的招投標(biāo),包括政府采購和企業(yè)采購,印刷企業(yè)是供應(yīng)商;二是印刷設(shè)備和重點(diǎn)材料的招投標(biāo),印刷企業(yè)是采購方,設(shè)備及材料制造企業(yè)是供應(yīng)商。筆者將以印刷品招投標(biāo)為主,介紹印刷企業(yè)進(jìn)行投標(biāo)的基本操作過程,以及相關(guān)技巧。


印刷品采購方式


印刷品采購有多種方式,印刷企業(yè)應(yīng)對(duì)此有一簡單而系統(tǒng)的了解,從而更好地應(yīng)對(duì)每一次的采購戰(zhàn)。


1.公開招標(biāo)。在國家指定的紙媒和網(wǎng)媒同時(shí)公布采購信息,使供貨商迅速關(guān)注,并做出是否投標(biāo)的決定,投標(biāo)人不少于三家。 其中,要特別提到一個(gè)名詞——入圍標(biāo)。入圍標(biāo)又叫定點(diǎn)印刷采購項(xiàng)目,是省、市政府采購中心對(duì)轄區(qū)內(nèi)各類印刷品供應(yīng)商采購資格的認(rèn)定,通常在年初或年底進(jìn)行招標(biāo)。若印刷品供應(yīng)商采購資格被認(rèn)定后,可參與政府、企業(yè)采購活動(dòng)。有些地方規(guī)定,產(chǎn)值在五萬元以下的政府采購不再招標(biāo),直接在入圍標(biāo)的單位中尋找可承擔(dān)的優(yōu)秀企業(yè)完成政府采購,這對(duì)中小企業(yè)是非常有利的。


2.競(jìng)爭性談判。技術(shù)相對(duì)復(fù)雜、性質(zhì)特殊,不能確定詳細(xì)價(jià)格總額或者具體要求的項(xiàng)目,一般采用競(jìng)爭性談判。這種方式需報(bào)價(jià)兩次,以第二次報(bào)價(jià)最低價(jià)中標(biāo)。目前,這種方式存在較大爭議。


3.競(jìng)爭性磋商。其和競(jìng)爭性談判不同,雖然有兩次報(bào)價(jià),但是,它不是以最低價(jià)中標(biāo),而是由專家綜合賦分,然后排序。


4.單一來源采購。當(dāng)采購方認(rèn)為自己采購的貨物,只有某一個(gè)供應(yīng)商能夠完成,或者必須保持與原有采購項(xiàng)目的一致性,而需要繼續(xù)從原供應(yīng)商處添購時(shí),招標(biāo)公司必須尊重采購方的意見。單一來源采購有二次報(bào)價(jià),一般較第一次報(bào)價(jià)稍低。 


印刷品投標(biāo)程序


印刷企業(yè)在決定對(duì)某一招標(biāo)進(jìn)行回應(yīng)后,便要開始一系列的程序工作。


1.成立投標(biāo)小組


投標(biāo)小組應(yīng)由經(jīng)營管理人員、專業(yè)技術(shù)人員、財(cái)務(wù)人員等組成,其主要職責(zé)是獲取招標(biāo)信息、進(jìn)行投標(biāo)決策及開展投標(biāo)活動(dòng)。投標(biāo)小組在編制投標(biāo)書時(shí)應(yīng)有所側(cè)重:經(jīng)營管理人員負(fù)責(zé)收集招標(biāo)項(xiàng)目的信息和印刷品計(jì)價(jià);專業(yè)技術(shù)人員應(yīng)對(duì)印刷品印制工作方案、難點(diǎn)、重點(diǎn)、進(jìn)度,以及安全、質(zhì)量保證措施,服務(wù)承諾等做出響應(yīng);財(cái)務(wù)人員應(yīng)負(fù)責(zé)啟動(dòng)經(jīng)費(fèi)、相關(guān)財(cái)務(wù)資信、業(yè)績證明、管理成本、預(yù)期效益的測(cè)算。


投標(biāo)活動(dòng)涉及到一定的人、財(cái)、物的投入,一旦投標(biāo)失敗,必然會(huì)給企業(yè)造成一定的損失,因此,為了使投標(biāo)文件的編制更加具有合理性和競(jìng)爭性,投標(biāo)小組在編制投標(biāo)文件之前,應(yīng)當(dāng)做好充分的準(zhǔn)備工作,包括:①充分了解印刷品的難易程度;②對(duì)企業(yè)自身?xiàng)l件進(jìn)行分析,主要針對(duì)企業(yè)的人力資源、技術(shù)資源和財(cái)務(wù)資源,以明確企業(yè)資源的優(yōu)勢(shì)所在,在投標(biāo)活動(dòng)中充分發(fā)揮自身優(yōu)勢(shì),提高投標(biāo)的競(jìng)爭力;③投標(biāo)環(huán)境分析,主要分析投標(biāo)活動(dòng)中將會(huì)面臨的風(fēng)險(xiǎn),以及可能出現(xiàn)的競(jìng)爭者的情況,如企業(yè)規(guī)模、資源狀況等。


2.確定投標(biāo)策略


招標(biāo)文件是整個(gè)投標(biāo)活動(dòng)的指導(dǎo)性文件,投標(biāo)單位必須仔細(xì)閱讀,認(rèn)真研究,將招標(biāo)文件中不清晰的內(nèi)容在投標(biāo)前予以解決,并在此基礎(chǔ)上進(jìn)行判斷是否最終參與投標(biāo)。如若遇到以下情況,印刷企業(yè)則應(yīng)主動(dòng)選擇放棄:招標(biāo)項(xiàng)目超出本企業(yè)能力范圍,對(duì)于管理、技術(shù)的要求嚴(yán)重超過企業(yè)資質(zhì)等級(jí);本企業(yè)印刷工作量飽滿,而招標(biāo)印刷品盈利水平較低或風(fēng)險(xiǎn)較大;企業(yè)管理水平、技術(shù)力量、信譽(yù)明顯不如競(jìng)爭對(duì)手。


在確認(rèn)投標(biāo)后,就要開始制定投標(biāo)策略,其中較為重要的是投標(biāo)報(bào)價(jià),投標(biāo)價(jià)格雖不是中標(biāo)的唯一因素,但卻是關(guān)鍵因素。通常情況下,有以下四種策略。


①高盈利策略。采用這類策略的印刷企業(yè)大多有較強(qiáng)的技術(shù)水平和豐富的管理經(jīng)驗(yàn)。一般情況下,高價(jià)報(bào)價(jià)法往往用于單一來源采購,在談判中,有時(shí)不降總價(jià)但會(huì)補(bǔ)充些許投標(biāo)優(yōu)惠條件。


②低價(jià)策略。采用低價(jià)策略的,往往是在招標(biāo)上有一定經(jīng)驗(yàn)但在眾多競(jìng)爭對(duì)手中卻不甚突出的印刷企業(yè),或者該項(xiàng)目本身前景看好,可以為印刷企業(yè)創(chuàng)造業(yè)績,抑或競(jìng)爭對(duì)手過多,所以在制定標(biāo)價(jià)時(shí),盡可能地壓低報(bào)價(jià)以爭取中標(biāo),寧可目前少盈利或不盈利,然后用其他方法扭虧

轉(zhuǎn)盈。


③差異策略。投標(biāo)企業(yè)可以利用自身與競(jìng)爭對(duì)手的差異,揚(yáng)長避短,在自己熟悉的領(lǐng)域中獲得成功。 


 ④開標(biāo)后報(bào)價(jià)。通過開標(biāo),投標(biāo)企業(yè)可以得知其他投標(biāo)者的報(bào)價(jià),但有關(guān)人員需知,在有些招標(biāo)方式中,低價(jià)并不一定中標(biāo),若投標(biāo)人在議標(biāo)談判過程中施展投標(biāo)技巧,確可以變自己投標(biāo)書的不利因素為有利因素。 


此外,投標(biāo)小組應(yīng)格外注意避免出現(xiàn)投標(biāo)失誤,如無商務(wù)響應(yīng),資質(zhì)、資信缺失,無授權(quán)或有授權(quán)無蓋章,印刷品報(bào)價(jià)不在招標(biāo)人的心理價(jià)位內(nèi),承印物不明確,標(biāo)價(jià)不準(zhǔn)、低于成本價(jià),技術(shù)要求不清晰,采用的設(shè)備無標(biāo)注,物流沒有考慮不可抗拒的因素,企業(yè)信譽(yù)、業(yè)績差,無服務(wù)承諾,等等。


編制投標(biāo)文件


完整的投標(biāo)文件一般包括標(biāo)書封面、目錄、投標(biāo)函、正文及附錄等,其中正文部分可以劃分為商務(wù)標(biāo)(招標(biāo)報(bào)價(jià))和技術(shù)標(biāo)(達(dá)到的技術(shù)要求)兩部分。在編制投標(biāo)文件的過程中,有一些需要特別注意的事項(xiàng)。


1.編制投標(biāo)文件前要注意的問題


投標(biāo)文件是投標(biāo)方對(duì)招標(biāo)文件的直接響應(yīng),應(yīng)及時(shí)對(duì)招標(biāo)文件提出的實(shí)質(zhì)性要求和條件做出回答。


①把握主題。投標(biāo)方應(yīng)當(dāng)認(rèn)真研究、正確理解招標(biāo)文件的全部內(nèi)容,并在此基礎(chǔ)上按要求編制投標(biāo)文件,切忌廢話、偏題。

 

②嚴(yán)格規(guī)范。投標(biāo)文件必須對(duì)招標(biāo)文件中有關(guān)招標(biāo)項(xiàng)目的技術(shù)要求、項(xiàng)目價(jià)格、實(shí)施計(jì)劃等主要內(nèi)容進(jìn)行填報(bào)和說明。此外,要注意的是,投標(biāo)文件應(yīng)采用法定計(jì)量單位;投標(biāo)人不得修改招標(biāo)文件的要求,不得回避或遺漏招標(biāo)文件中必須回答的問題,更不能提出任何附帶條件。 


③真實(shí)有效。投標(biāo)文件中闡述的內(nèi)容、提供的證明材料必須真實(shí)可靠,客觀反映投標(biāo)方的情況,不得弄虛作假 。


④整個(gè)投標(biāo)文件的內(nèi)容應(yīng)保持一致性,按統(tǒng)一格式書寫。


⑤文檔設(shè)置合理。在頁面安排,標(biāo)題設(shè)置,字體、字號(hào)、色彩的運(yùn)用上,要合理得體,既符合項(xiàng)目的嚴(yán)謹(jǐn)性又要體現(xiàn)自己的特色。


2.投標(biāo)文件編寫中應(yīng)注意的問題


①確保填寫無遺漏,無空缺。如有空缺,則被認(rèn)為放棄意見,若重要數(shù)據(jù)未填寫,則可能被作為廢標(biāo)處理。


②不得隨意修改填寫內(nèi)容。投標(biāo)方所遞交的全部文件均應(yīng)由投標(biāo)方法人代表或委托代理人簽字,若填寫中有錯(cuò)誤而不得不修改,則應(yīng)由投標(biāo)方負(fù)責(zé)人在修改處簽字。


③填寫方式規(guī)范。投標(biāo)文件一般分紙質(zhì)和電子版兩版,兩版內(nèi)容應(yīng)一致,且不允許出現(xiàn)加行、涂抹或改寫痕跡。


④不得改變標(biāo)書格式。若投標(biāo)方認(rèn)為原有標(biāo)書格式不能表達(dá)投標(biāo)意圖,可另附補(bǔ)充說明,但不得修改原標(biāo)書格式。 


⑤計(jì)算數(shù)字必須準(zhǔn)確無誤。投標(biāo)方必須對(duì)單價(jià)、合計(jì)數(shù)、分步合計(jì)、總標(biāo)價(jià)及其大寫數(shù)字進(jìn)行仔細(xì)核對(duì)。


⑥報(bào)價(jià)合理。投標(biāo)方應(yīng)對(duì)招標(biāo)項(xiàng)目提出合理的報(bào)價(jià)。因唱標(biāo)一般只唱正本中的“開標(biāo)一覽表”中的價(jià)格,所以務(wù)必要嚴(yán)格按照招標(biāo)文件的要求填寫開標(biāo)一覽表、投標(biāo)報(bào)價(jià)表。


對(duì)于投標(biāo)方而言,在制作投標(biāo)文件時(shí),應(yīng)盡量爭取專家的每一賦分。筆者曾以專家身份參與多次評(píng)標(biāo)工作,表1為筆者擬定的賦分標(biāo)準(zhǔn),可為印刷企業(yè)參考,了解從何處下手更好地編制招標(biāo)文件。

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(請(qǐng)注明來源:印刷工業(yè)雜志社)


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